يکي از کارهاي زمان بر و حساس در هر شرکتي فرآيند محاسبه ي حقوق و دستمزد کارکنان است. روش هاي قديمي زمان و انرژي زيادي را از حسابداران به خود اختصاص مي داد و در نهايت به دليل دستي بودن برخي مراحل، امکان خطا بسيار بالا مي رود. در اين روش ها بايد از اطلاعات دستگاه ورود و خروج کارکنان خروجي بگيريم و اطلاعات را در نرم افزار مورد نظر import کنيم. پس از آن کسري ها و عدم تطابقات را بررسي کنيم و به صورت دستي به محاسبه ارقام بپردازيم. همه ي اين مراحل زمان بر هستند و همانطور که گفتيم احتمال پيش آمدن خطا در آن ها بسيار بالا است؛ در حالي که مي توانيم با استفاده از
اين نرم افزار، تکنولوژي اي به شمار مي رود که فرآيند پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان را با اتوماتيک سازي آن، ساده مي سازد. اين نرم افزار هم به صورت مجزا در بازار وجود دارد و هم به صورت يکپارچه با نرم افزارهايي مثل حضور و غياب. چه بهتر که از يک برنامه ي يکپارچه استفاده کنيم که مجبور به وارد کردن اطلاعات در هر يک از آن ها به صورت مجزا نباشيم. اين نرم افزار هم به صورت آنلاين روي وب موجود است و هم به صورت اپليکيشن که روي سيستم باشد. نرم افزارهاي حضور و غياب ممکن است تفاوت هايي در جزئيات با يکديگر داشته باشند اما به طور کلي فرآيندهاي مشترکي را طي مي کنند. اين فرآيندها عبارت اند از:
- رديابي زمان ورود و خروج
- رديابي حضور و غياب
- محاسبه زمان اضافه کاري
- محاسبه دستمزد و اضافه کاري
- پرداخت کارمندان
يک نوع پيشرفته از اين نرم افزار وجود دارد که عمليات بيش تري را انجام مي دهد و کار را براي صاحبين مشاغل ساده تر مي کند. اين عمليات عبارت اند از:
- محاسبه ماليات حقوق و دستمزد
- چاپ رسيد حقوق و دستمز
- استفاده از سپرده مستقيم
- پيگيري ساعات کاري کارمندان
- ذخيره ي سوابق حقوق و دستمزد
- مديريت انواع پرداخت ( کميسيون، پاداش، . )
اگر پروسه ي حضور و غياب در شرکت ها به درستي سازماندهي نشود حتي در شرکت هاي کوچک نيز موجب اتلاف وقت زيادي مي شود. پروسه درخواست مرخصي، تاييد آن، چک کردن آنکه با مرخص دچار کمبود نيروي کار براي انجام پروژه ها مي شويم يا خير و … براي هردو طرف کارمند و مديران بسيار وقتگير و دشوار است.
نرم افزار حضور و غياب نرم افزاري است که به شرکت ها اين امکان را مي دهد تا ورود و خروج کارمندان، مرخصي ها، غيبت ها و … را ثبت و کنترل کنند.
داده هاي به دست آمده از نرم افزارحضور و غياب به شرکت ها کمک مي کند تا بفهمند چه موقع کارکنان خارج از دفتر هستند، هر کدام از کارکنان از چه تعداد مرخصي استفاده کرده اند و آيا وضعيت آنها در راستاي سياست هاي شرکت است يا خير.
وقتي ما راجع به برنامه حضور و غياب صحبت ميکنيم در واقع از يک تغيير چشمگير در کسب و کار شما صحبت ميکنيم، به طوري که تعجب خواهيد کرد که پيش از آن چگونه بدون اين نرم افزار کارهاي خود را انجام ميداديد.
دلايل متعددي وجود دارد که چرا ثبت حضور غياب دقيق، براي کسب و کارها با هر اندازه اي مهم است و بهره وري را بالا مي برد. اين نرم افزار به جلوگيري از درگيري در محل کار، جلوگيري از غيبت هاي متعدد و بي دليل و افزايش انضباط کارکنان کمک مي کنند.
نرم افزار حضور و غياب جامع مي تواند ديد خوبي به کليه داده ها به شما بدهد. اين ديد کلي باعث مي شود تا بتوانيد افراد نامنظم شرکت را شناسايي کنيد و در راستاي بهبود عملکرد آنها گام برداريد. نظم بخشيدن به نيروي کار يک مجموعه تاثير بزرگي بر روي افزايش بازدهي و بهبود عملکرد کارکنان آن دارد.
استفاده از نرم افزار به جاي روش هاي سنتي مقدار زيادي در وقت و انرژي کارمندان و مديران صرفه جويي ميکند. کاري که پيشتر به روش سنتي چندين ساعت کارمندان مربوطه را درگير مي کرد تنها در چند ساعت و با چند کليک انجام ميشود.
اين سيستم ها خطاي محاسباتي در ساعت کاري کارمندان را به حداقل مي رساند و در نتيجه حقوق و دستمزد بدون خطا و به درست يپرداخت مي شود که اين مورد نيز بر روي رضايت و عملکرد کارکنان تاثير چشمگيري مي گذارد.
همه ي اين موارد در کنار هم موجب افزايش بازدهي کلي سازمان مي شود و دستيابي به اهداف را ساده تر مي کند.
منبع: shorturl.at/cyFM3
نرم افزار ارتباط با مشتري يا Customer relationship management يک ابزار ديجيتالي و معمولا آنلاين براي مديريت کليه روابط و تعاملات شرکت شما با ليدها، مشتريان احتمالي و مشتريان است.
مي توان گفت CRM تمام فعاليت ها، استراتژي ها و فناوري هايي است که شرکت ها براي مديريت تعاملات خود با مشتريان فعلي و بالقوه خود از آن استفاده مي کنند.
CRM به مشاغل کمک مي کند تا با مشتريان خود درست ارتباط برقرار کنند که به نوبه خود باعث ايجاد وفاداري و حفظ مشتري مي شود.
از آنجايي که رضايت و وفاداري مشتريان يک شرکت ارتباط مستقيمي با ميزان درآمد آن دارد، سي آر ام به عنوان ابزاري براي افزايش رضايت مشتري مي تواند در اين راستا بسيار کمک کننده باشد.
برخي از نرم افزارهاي CRM پيشرفته تر داراي اين ويژگي هستند که مي توانند فرايند فروش و علل شکست يا پيروزي يک معامله را دنبال کنند و ارائه دهند.
نرم افزار مديرت ارتباط با مشتري داراي ويژگي هايي است که اهميت آن را بيان مي کند. در ادامه به بيان اصلي ترين ويژگي هاي اين نرم افزار مي پردازيم.
هدف استفاده از اين ابزار ساده است: بهبود روابط تجاري براي توسعه کسب و کار خود.
سيستم CRM به شرکت‌ها کمک ميکند تا فرآيندها را ساده‌تر پيگيري کنند، با مشتريان در ارتباط باشند و سود بيشتري به دست آورند.
CRM به معني ارتباط با مشتريان است؛ اما اين همه ماجرا نيست و اين ابزار براي:
مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
ابزار CRM به شما کمک ميکند تا در طول چرخه و سفر مشتري روي روابط سازمان خود با افراد مختلف - از جمله مشتريان، کاربران، همکاران يا تامين‌کنندگان - تمرکز کنيد و بتوانيد مشتريان جديدي پيدا کنيد، برنده ميدان رقابت شويد و در طول رابطه با مشتري، پشتيباني و خدمات اضافي ارائه دهيد.
سيستم هاي مديريت کسب و کار به طور کلي يک هدف را دنبال مي کنند و آن ساده سازي و بهبود فرآيند مديريتي کسب و کارها است. با آنکه اين سيستم ها يک هدف را دنبال مي کنند اما تفاوت هايي با يکديگر دارند که ممکن است آنها را به يک نرم افزار کاربردي و يا مخرب تبديل کند.
ويژگي هايي که احتمالاً در نرم افزار مديريتي خود به آن احتياج داريد عبارت اند از:
همانطور که مي بينيد ، عملکردهاي مختلفي وجود دارد که ممکن است به آنها نياز داشته باشيد. بهترين کار انتخاب يک راه حل يکپارچه به نام نرم افزار مديريت کسب و کار (BMS) است که بتواند اطلاعات بخش هاي مختلف را در يک پايگاه داده اشتراکي جمع آوري کند و بين قسمت هاي مختلف يکپارچگي ايجاد کند. به اين صورت شما در کوتاه ترين زمان و با چند کليک به سادگي مي توانيد بسياري از بخش هاي کسب و کار خود را مديريت کنيد.
بسياري از مطالعات نشان مي دهد که مشاغل با سيستم هاي مديريتي ضعيف به ندرت به راندماني بالاتر از 66 درصد مي رسند. درست است که دستيابي به راندمان 100 درصدي غير ممکن است، يک سيستم مديريتي درست و اصولي مي تواند تا 30 درصد افزايش در کارايي داشته باشد.
تاثير افزايش هزينه در سيستمي فاقد فرايند مديريتي درست کاملا واضح است. اما چيزي که ممکن است از نظرها پنهان بماند تاثير منفي اين ضعف بر روي رضايت مشتريان است. هزينه ي سنگيني که از دست دادن مشتري هاي قديمي و عدم توانايي در جذب مشتريان جديد بر روي دوش شرکت شما مي گذارد به مراتب بيشتر از هزينه کمي است که براي ارتقا سيستم مديريتي خود با خريد ابزاري ساده چون نرم افزار مديريت کسب و کار مي کنيد.
دليل مهم ديگري که کمي پيش نيز به آن اشاره کرديم زمان و انرژي زيادي بود که کارمندان صرف ورود اطلاعات به سيستم ها و يا جستجوي داده ها مي کردند. اين زمان مي تواند به کمک BMS صرف مسائل مهم تر و پيشرفت و گسترش سازمان شود.
نرم افزار مديريت کسب و کار کاوان يکي از بهترين نرم افزارهاي مديريتي است. اين نرم افزار با سرعت بالا و انعطاف پذيري بالايي که دارد مديريت را بسيار ساده سازي مي کند. اين نرم افزار شامل چهار ماژول نرم افزار حضور و غياب کاوان، نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار مديريت ارتباط با مشتري(CRM) و نرم افزار مديريت منابع انساني (HRM) است.
درباره این سایت